El papel fundamental que ha
desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades
de la empresa, con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de
una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se
quieren realizar y así cumplir con los objetivos. El sistema de información contable es una
buena vía para que las empresas tengan una comunicación más adecuada tanto
interno como externo, ya que por medio de la notificación que se estará dando
en dichas empresas habrá una mejor organización y una buena toma de
decisiones que los lleve a mejorar día a día y ser competitivos en el
mercado.
La tecnología es indispensable en
nuestra vida cotidiana así como en la vida laboral, un ejemplo de ello es la
contabilidad dentro de las empresas, la cual era muy desgastante, pero con los
avances tecnológicos llegó la contabilidad a través de las computadoras, las
cuales han simplificado esa labor que antes era tan laboriosa, para esto,
existen diferentes tipos de programas que se dedican a eso.
El uso de la informática le permite
al contador y al administrador, vivir siempre al tanto de las necesidades que
demanda la sociedad, el mercado, la empresa y entre otros; por ello no solo hay
que aprender informática dentro de la carrera, sino que en pos a ella, hay que
ir actualizándose continuamente, porque es de gran importancia las bases que
los sistemas le brindan al contador y al administrador. La informática brinda soportes para el
desempeño laboral por medio del Software, como, EXCEL, ACCES, y Paquetes
Contables, que permiten simplificación y rapidez en el trabajo.
¿Qué son los sistemas
contables?
Se trata de un conjunto de procesos
sistémicos interrelacionados, por medio de los cuales se desarrollan
actividades especiales que requieren la concurrencia de personas, recursos y
conocimientos con la función de manejar la información que generan sus
transacciones, actividades y hechos económicos.
Tienen el fin de producir y revelar
información de carácter contable-financiero que sea totalmente confiable y
útil, de manera que los responsables de la administración dispongan de ella oportunamente
para ayudar a los
administradores a planificar y controlar las operaciones, y proporcionar
informes a terceros, tales como los accionistas, los acreedores y las agencias
gubernamentales. Un AIS bien diseñado ofrece a un negocio una forma coherente
de ver y analizar la información financiera para el uso correcto de los
recursos.
En
otras palabras, un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que
facilitan el conocimiento y la representación adecuada de la empresa y de los
hechos económicos que afectan a la misma.
Funcionalidades
Recogen y
almacenan datos
Una
de las funciones de un sistema de información contable es recoger y almacenar
de manera eficiente y eficaz los datos sobre las actividades y transacciones
comerciales. El sistema debe capturar datos de transacciones en los documentos
de origen, registrar los datos de transacciones en publicaciones para presentar
un registro cronológico de transacciones y postear los datos desde
publicaciones hasta diarios que los ordenen por tipo de cuenta.
Proporcionan
información
La
segunda función de un sistema de información contable es proporcionar
información útil para la toma de decisiones. Esta información generalmente
incluye informes en la forma de estados financieros e informes de gestión.
Proporcionan
controles
La tercera función de un sistema de
información contable es incorporar controles para garantizar el registro
preciso y tratamiento de los datos. El sistema tiene que
asegurarse de que la información que sale del sistema sea fiable, asegurando
que las actividades comerciales son eficientes y están en línea con
los objetivos de gestión, y mantener seguros los activos del negocio.
Tradicionalmente, los tenedores de libros y contadores hicieron el trabajo de
los sistemas de contabilidad con la mano sobre el papel, pero hoy en día la
mayor parte del trabajo está automatizado con computadoras. Según la
Universidad de Maryville, la creación de un sistema de información contable
requiere el conocimiento de temas como diseño y desarrollo de bases de datos,
análisis de procesos de negocio, aplicaciones de contabilidad, requisitos de
control interno, tecnología de la información (IT) de auditoría y requisitos de contabilidad.
¿Quién
diseña e instala un sistema contable?
El diseño e instalación de un sistema
contable es un campo especializado que no solamente comprende a especialistas
en contabilidad, sino también a expertos en gerencia, al área de sistemas
(desarrollo), marketing, operaciones, entre otros. Por ello el sistema contable
es instalado por un grupo de personas que tienen distintos tipos de
requerimiento de información sobre el mismo.
Las grandes Corporaciones tienen un equipo de analistas de sistemas, auditores internos y otros profesionales que trabajan a tiempo completo y saben del día a día de las operaciones del negocio. Las compañías medianas contratan por lo regular con a una firma de contadores especializada en la implantación de dichos sistemas y las pequeñas empresas compran paquetes informáticos de los muchos buenos y malos que existen en el mercado; la adopción de un paquete u otro por las pequeñas empresas estará siempre de acuerdo para los requerimientos de información que cada una desee.
¿Cómo funciona un Sistema
Contable?
Los componentes
del Sistema Contable
Las
organizaciones son sistemas sociales y, como tales, se encuentran constituidas
por un conjunto de recursos o elementos (materiales, inmateriales y humanos)
que se interrelacionan entre sí. Éstos funcionan como un todo, donde algún
desperfecto o falla en el funcionamiento de alguno de ellos afecta al
funcionamiento de los demás y, por lo tanto, al sistema en general.
A
estos recursos que la integran y de los cuáles la organización se vale para
poder desarrollar su actividad con total normalidad y de la mejor manera
posible, se los denomina componentes.
Estos componentes pueden ser:
v Equipos de computación
v Programas (software)
v Procedimientos (pasos, formas, estrategias)
v Base de datos: archivos, bibliotecas (lugar de donde se puede obtener información):
Por ejemplo, documentos, registros contables, libro diario, fichas de
existencia, entre otros.
v Los recursos humanos que forman parte de la organización también son
componentes de este sistema, ya que son los que interpretan los comprobantes y
efectúan las anotaciones en los registros. Aunque los medios materiales sean de
avanzada, no se llega a obtener la información deseada si no hay elemento
humano capacitado que los pueda utilizar.
Procesamiento de
los datos contables
El
procesamiento de los datos contables se hace siguiendo los lineamientos
generales de la obtención de información.
La
documentación que respalda los hechos económicos que se producen en la empresa,
constituye la entrada al sistema contable. Con ella se realizan los procesos,
que son las tareas que integran o transforman la información. Así se producen
las salidas, que es la información procesada y apta para la toma de decisiones.
La
retroalimentación es uno de los componentes que cierra y reinicia el sistema.
Se analizan y comparan las salidas con los resultados esperados, y se generan,
si es posible, nuevas entradas que mejoran el proceso.
El procesamiento abarca varios
aspectos:
v La clasificación de los comprobantes consiste en ordenarlos para su
procesamiento. Respetando el orden cronológico, pueden separarse por conceptos:
comprobantes de compra, de venta, de pago, de cobro.
v El registro es la anotación de los datos que proporcionan los comprobantes
en los libros contables.
v Las operaciones producen cambios en el patrimonio. Ello implica una serie
de cálculos, especialmente de los nuevos saldos que arrojan las cuentas.
v El almacenamiento de datos consiste en formar “la gran memoria” de la
empresa. Los libros contables sirven de almacenamiento de la información
generada por la empresa.
Por ejemplo:
Recapitulando:
Ventajas de los Sistemas
Contables
Mediante un Sistema Computarizada se
pueden tener procedimientos adicionales del Control Interno.
v Rapidez
y oportunidad.
Puede
proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que la
computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo
cuando se hacen en forma manual.
Se
puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado
por su rapidez de procesamiento.
v Protección
contra errores.
Se reduce mucho el número de errores, por que la
computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están
diseñadas con la característica de minimizar los errores.
v Pases
automáticos al mayor.
Los
pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con
un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo
consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema
contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud.
Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar
un débito como un crédito o viceversa, y pasar una
cantidad equivocada.
En
un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente,
tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que
ayuden a la administración a tomar decisiones.
v Impresión
automática de documentos.
Un
sistema computarizado proporciona muchos de los documentos que se usan en un
negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre
otros.
v
Son más fácil su uso y manipulación.
v
Implantan en su totalidad un
sistema de gestión de la calidad.
v
Nos permiten la toma de decisiones
mediante resultados.
v
A través de éstos se
pueden mantener actualizados los saldos de las cuentas, como las cuentas del
mayor auxiliar, los registros de los inventarios permanentes y en general la
mayor parte de las cuentas del mayor general.
v
Pueden generar
información adicional casi sin costo extra, ya que mediante el Sistema del
Contabilidad puede ser llevado a diario de ventas, y con el computador se puede
reordenar esta información para mostrar los totales de las ventas diarias por
departamentos de ventas por vendedor y por producto.
v
Se dispone de
retroalimentación instantánea a medida que se van realizando las transacciones;
la persona que realiza las transacciones tiene acceso inmediato a la
información contable útil para ejecutar una transacción corriente.
v
Pueden ser procesadas de
manera rápida y eficiente grandes cantidades de datos ahorrando así tiempo en
cada paso del proceso contable.
Desventajas de los
Sistemas Contables
v El ingreso de valores no exactos pueden llevar al fracaso.
v Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.
v Se necesitan suficientes recursos.
v Alto
costo de inversión para instalarlo.
v Tienen
necesidad de mantenimiento
v Alto
costo de mantenimiento.
v Alto
costo para el entrenamiento del personal.
v Alto
costo de desarrollo.
v
Los programas deben ser
confiables.
Ejemplos de Sistemas
Contables
Existe
una amplia gama de Softwares o Paquetes de Contabilidad que han formado parte
de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años,
hasta tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de
ellas. Lo que ha permitido a los Ingenieros en Sistemas y a los propios
Contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades
en las que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones que esta maneja; por lo que
han tratado de crear Sistemas Computarizados de Contabilidad que brinden los
mismos beneficios que ofrecen los Sistemas Manuales, pero más eficientes y con
menos posibilidad de errores.
En
su afán de crear este tipo de Software los expertos en la materia han diseñado una
diversidad de programas que tratan de suplir la necesidad de determinadas
empresas de acuerdo a las actividades que realizan. Dentro de estos Software,
los más conocidos son:
v Dac
Easy Accounting System. -. Monica. (Con
un costo entre Bs. 5.000,00 y Bs. 7.000,00).
Con el diseño de la interface
amigable (user-friendly), DacEasy Accounting, da a las medianas empresas las
herramientas para crecer y a las grandes empresas, las herramientas para
mantener el control y la organización de sus operaciones. El eje central del
sistema incluye poderosos módulos que provee vital información a la actividad
de su negocio y pueden ser usados juntos como módulos integrados, o individual,
ajustable a cualquier tipo de negocio. Más, DacEasy está diseñado con
"Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) [Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)].
v PeachTree. -. Quickbook. (Con un
costo entre Bs. 3.200,00 y Bs. 4.000,00)
v Macola. -. SBT.
v 20-20.
v Saint Enterprise Contabilidad. (Con
un costo entre BsF. 900,00 y BsF. 3.500,00 según sea la necesidad de la empresa).
Saint Enterprise Contabilidad procesa en forma
automática la información financiera, contable propia y la que recibe desde los
Saint Enterprise Administrativo y Saint Enterprise Nómina.
Mantiene un registro detallado de la información contable de una o múltiples compañías para ser consultada oportunamente y así facilitar la toma de decisiones y cumplir con obligaciones legales.
Saint Enterprise Contabilidad se instala de manera
independiente o en conjunto con los programas Saint
Enterprise Contabilidad y Saint Enterprise Nómina, por lo
que los movimientos contables relacionados con cualquier tipo de transacción
que se realice en estos sistemas, incluyendo transferencias y costos del
inventario, recepciones de mercancía, anticipos o pagos a proveedores, ventas y
cobros a clientes, pago de nomina, entre otros; son creados y trasferidos
cuando lo requiera el usuario como comprobantes al Saint Enterprise Contabilidad.
Existen
softwares que son creados para determinada área de una empresa, los cuales
tienen como fin llevar el control contable de determinadas cuentas o procesos.
Por ejemplo, un software aplicado al área de los costos en un Restaurante. Éste facilita la
determinación de los costos de los alimentos por cantidad de ingredientes,
así es más fácil para el analista de costos aplicar los porcentajes correspondientes
y determinar el costo de venta de los alimentos.
Al
igual que éste, existen softwares ideados para determinada empresa, los cuales
han sido creados para uso exclusivo de cada una de ellas y no son producidos
con fines comerciales.
Entre
los softwares comerciales el más usado y reconocido por todos es el DacEasy
Accounting System, el cual desde los años 70 es conocido en el mercado como uno
de los Softwares de Contabilidad más completos.
Proveedores en Venezuela
Proveedores en Puerto
Ordaz
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